Du behøver ikke vente på, at IT graver din mail frem

2. oktober 2026 | Orbit Online A/S

• IT og Data

downloadKun til redaktionelt brug

I fødevarebranchen kan få timers forsinkelse koste en leverance. Når en kunde reklamerer, en leverandør bestrider en aftale, eller en auditor beder om dokumentation, skal I kunne finde den rigtige mail med det samme.

Alligevel ender mange med at vente på, at IT-afdelingen får tid til at grave den frem. Det behøver ikke være sådan.

Når IT bliver flaskehalsen
Mails med aftaler, specifikationer og certifikater ligger ofte i den enkelte medarbejders indbakke eller i et arkiv, som kun IT kan søge i. Er medarbejderen fraværende eller stoppet, eller er mailen slettet, går opgaven videre til IT.

IT skal finde ud af, hvor mailen ligger, søge den frem og sende den videre. Imens står sagen stille.

Typiske situationer er:
En kunde reklamerer over et parti, og I skal dokumentere, hvad der blev aftalt om specifikation og levering
En auditor beder om certifikater og analyseresultater fra en leverandør
En leverandør bestrider en prisaftale, der blev indgået på mail for et år siden
Kollegaen, der havde kontakten til kunden, er stoppet

Hver gang koster ventetiden både tid hos IT og tillid hos kunden.

Alle kan søge på tværs af arkivet
Med MARS søger medarbejderne selv i de arkiverede mails, direkte i Outlook eller via admincenteret. Søgningen dækker både mails, der er arkiveret til et bestemt projekt med drag'n'drop, og mails, der er gemt via autoarkivering.

I finder altså kommunikationen, uanset om kollegaen huskede at arkivere den. Søgemaskinen har avanceret filtrering, og tidslinjen viser kommunikationshistorikken pr. kontaktperson, virksomhed eller projekt.

Den, der står med sagen, kan selv finde dokumentationen og komme videre.

IT bevarer kontrollen
At alle kan søge, betyder ikke, at alle kan se alt. MARS har rollebaseret adgangsstyring, så IT bestemmer, hvem der har adgang til hvilke dele af arkivet. IT sætter rammerne op én gang og er ikke længere mellemled, hver gang en mail skal findes.

Mails gemmes på single tenant-servere inden for EU, og løsningen er ISAE 3402- og ISAE 3000-certificeret. IT får et arkiv, der lever op til compliancekravene, uden at skulle håndtere den daglige genfinding.

Mød os på FoodTech
Kom forbi stand M9602 i Messecentret Herning. Frederik viser, hvordan I finder en mail i arkivet direkte fra Outlook, og hvordan I sætter adgangsrettighederne op, så de passer til jeres organisation.

Og mens I er der, kan I deltage i vores uofficielle mesterskab i papirfly. Vinderen får en mesterskabstrøje og praleretten frem til næste FoodTech.